一、基本概念
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数字化档案馆的概念数字化档案馆是基于高速网络通信设施，利用数字化手段，对档案信息资源实现自动化采集、管理，存储和利用，充分实现档案资源共享的分布式数字信息管理系统。
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档案数字化的概念
档案数字化的过程是将保存在纸质、录音录像带、缩微胶片等载体上的档案信息，通过计算机手段转换为数字格式存储于计算机硬盘或光盘中，从而实现档案信息存储的数字化，为数字化档案馆的建设和运行提供内容资源。 -
档案数字化的原则和目标
（1）保证实体档案和电子档案的安全是档案数字化工作的基本原则。
（2）保证数字化加工的质量和效率是档案数字化工作的首要目标。 -
纸质档案的特点
（1） 数量巨大
在传统的档案存储介质中，纸质档案的数量最为巨大，约占总体档案量的98%以上。
（2）状态复杂
纸质档案因为存续时间较长，大小、厚度、质地不一，很多档案都具有“薄、毛、黄、糙、脆、杂”的特点。
（3）价值高昂
档案的{wy}性决定了档案的珍贵性，尤其是一些历史档案，如古籍善本，更是需要以文物的视角来看待。 -
档案数字化加工的方式
自行加工 外包加工 人员投入 需专门投入大量人员进行操作 不需投入专门扫描人员 用户工作强度 大 小 制作质量 难以保证 有保证 见效速度 慢 快 专业性 自己需培训和熟练 专业操作人员 投入的利用情况 增加固定资产投入会有设备闲置情况 无需投入设备不存在闲置
从上表中可看出，采用外包扫描加工已成趋势，除可节省总体费用外，在扫描质量、完成工期、售后服务等方面都能得到较好的保证，优势如下：
（1）节省人员成本：档案扫描服务属于相对较简单的劳动密集型行业，而客户行业本身属于人才和资本密集型，客
户内部的人员成本比专业扫描服务公司的人员成本要高的多，组织客户工作人员来做档案扫描对客户来讲是
得不偿失的。
（2）降低管理成本：在扫描过程中需要作大量的管理工作，包括：工作制度制定、人员培训、档案保存、绩效考核
等，这些工作会大量占用管理层的时间和精力。同时人员的培训成本也将是一笔不小的开销。
（3）提高工作效率：经过实际测试比较，专业的扫描人员处理速度是一般人员的三倍、专业的录入人员处理速度
一般人员的五倍，而专业有效的组织管理更能充分提高整体工作的效率。
（4）保证处理质量：专业的处理人员和处理过程可以大大减少重复、误扫的机会，提高扫描图像的质量，保证档案
扫描过程中资料的完整性。
（5）可发挥技术、设备优势：专业公司会充分利用自身的技术优势，随时采用{zx1}的处理软件和设备，而客户在一
次采购后很难保持技术和设备的及时更新。而扫描结束后，对未折旧完的设备利用也将是个负担。
（6）保证原始档案安全：专业公司通过详细的制度规范、完善的监督机制保证客户档案资料的安全。
二、基本工作流程
- 档案领取；
- 档案整理；
- 批量扫描；
- 图像处理；
- 建立索引；
- 数据校验；
- 刻录光盘；
- 挂接入库；
- 重新装订；
- 档案归还。
三、档案整理
我司在长期档案数字化工作的实践过程中，充分认识到档案整理对于档案数字化工作的重要性。档案整理直接影响到数字化档案信息的整体质量，是档案数字化的基础，只有将存档的文件或案卷按照档案整理的相关规范进行整理完善，才能保证档案扫描和著录工作的顺利实施，从而进一步保证数字化档案信息发布和利用的效率。
目前，我司已经拥有一批专门的档案整理人员，这些人员都经过了专业档案管理者的细致培训，也在实践中得到过充分锻炼，文化水平较高，思路清晰，逻辑性强，有一定的提炼和总结能力。针对贵单位档案数字化工作安全性、完整性、正确性、复杂性、xx性的要求，我司将在原有档案整理队伍的基础上，进一步有针对性地扩招人员，保证整理人员的基本素质达到标准。
下面将我们对档案整理工作的理解做个概括的介绍，以便贵单位领导进行指导和帮助。
档案整理是对存档的文件或案卷进行分类、编号、著录、标识、包装、编制目录和排列上架等整个智力劳动过程。目前，档案的整理有两种方法，即按“卷”整理或按“件”整理。以“卷”整理将形成文件级、案卷级两层目录，以“件”整理的将形成一文一件的单层目录。
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按“卷”整理是一种传统的方法，主要步骤有：
（1）分类。分类方法有多种，常用的是年度分类法和问题分类法。
（2）组卷（即组成案卷）。它是档案整理的最基本环节，其实质是将一组密切联系的文件材料按照专门的程序检查调整后组合在一起，便于保管和利用。
（3）卷内文件材料排列，要求按文件形成的时间先后或重要程度排列；
（4）根据排列结果，对卷内文件材料有图文的页面逐页编号；
（5）编制卷内目录和备考表；
（6）按卷内目录、文件材料、备考表的顺序排列后装订成卷或按件放人档案盒内；
（7）拟写案卷标题，填写案卷封面；
（8）案卷排列与编号。
（9）编制档案案卷目录。 -
按“件”整理要以计算机管理为前提条件，主要步骤有：
（1）对归档文件逐件装订固定；
（2）对归档文件以“件”为单位进行保管期限分类；
（3）对分类后的归档文件按时间、重要程度排列，对成套性文件材料要相对集中；
（4）根据排列结果逐件在归档文件上方空白处加盖“档号章”并填写有关栏目的内容；
（5）编制归档文件目录（包括提炼题名、作者等）；
（6）将归档文件按连续件号顺序装盒。 -
几点解释：
（1）年度分类法就是按照文件内容针对的时间把属于不同年度的文件分开。问题分类法就是按照档案所记录的主
内容对档案分门别类。
（2）对归档文件检查调整的内容包括：应归档的文件是否收集齐全完整；归档的文件是否属于本年度、本部门的立
卷归档范围；每个卷夹内的文件是否保持了文件之间的有机联系，反映了立卷的特征；检查各卷夹内文件的保
存价值是否大体一致，并确定保管期限；检查各卷夹内文件数量是否适当；检查各卷夹内文件是否重张重复。
（3）案卷标题即案卷题名，是案卷的名称，是对卷内文件材料的高度概括。拟写案卷标题内容要概括确切，文字上
要简练通顺，标题字数一般不超过50 字为宜。标题结构一般由主要发文机关、内容、文种三部分构成；
（4）案卷排列要保持案卷之间的有机联系和条理性，一般可按{yj}，长期，短期来进行排列，然后按排列顺序每年
编一个流水号；
（5）案卷目录由归档号、案卷号、题名、年度、页数、保管期限、备注等组成，案卷目录可以多年编成一本或一年
多本。
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